Większość firm wdraża system RCP i kontrolę dostępu osobno — dwa różne urządzenia, dwa różne dostawcy, dwie bazy danych których nikt później nie potrafi ze sobą zsynchronizować. Tymczasem od lat oba problemy rozwiązuje jedno urządzenie przy drzwiach wejściowych. W tym artykule pokazujemy jak to działa w praktyce — na przykładzie zakładu produkcyjnego z 80 pracownikami.
Dwa problemy, jedno urządzenie
Zanim przejdziemy do liczb, warto zrozumieć dlaczego integracja RCP z kontrolą dostępu w ogóle ma sens.
Czytnik przy drzwiach wejściowych robi dwie rzeczy jednocześnie. Po pierwsze sprawdza czy dana osoba ma uprawnienie do wejścia — to jest kontrola dostępu. Po drugie rejestruje dokładną godzinę wejścia i wyjścia — to jest RCP.
W tradycyjnym podejściu firmy kupują oddzielny terminal RCP (często na recepcji albo przy szatni) i oddzielny system kontroli dostępu przy drzwiach. Pracownik przy wejściu robi więc dwie rzeczy: przykłada kartę do czytnika KD, a potem odbija kartę na terminalu RCP. Albo — co zdarza się nagminnie — robi tylko jedno z dwóch.
Przy zintegrowanym systemie jedno przyłożenie karty załatwia obie sprawy. Mniej urządzeń, mniej okablowania, mniej punktów awarii, jedna baza danych.
Zakład produkcji opakowań PET — jak wyglądała sytuacja przed wdrożeniem
Jeden z naszych klientów to zakład produkujący opakowania PET zatrudniający 80 pracowników na trzy zmiany. Firma działała sprawnie od strony produkcyjnej, ale ewidencja czasu pracy była jej słabym punktem od lat.
Brygadziści prowadzili papierowe listy obecności. Na koniec tygodnia trafiały do działu kadr gdzie ktoś przepisywał dane do arkusza Excel, a następnie ręcznie przenosił je do systemu płacowego. Co miesiąc pojawiały się niezgodności — ktoś zapomniał wpisać godzinę wyjścia, ktoś inny przyszedł wcześniej ale brygadzista jeszcze nie był na hali, ktoś wziął wolne godziny które nie zostały odnotowane.
HR poświęcał na rozwiązywanie tych niezgodności od 10 do 15 godzin miesięcznie. Przy stawce specjalisty kadrowego to realne koszty — nie licząc frustracji pracowników którzy kwestionowali wyliczenia nadgodzin.
Drugi problem był poważniejszy z punktu widzenia bezpieczeństwa. Zakład pracuje na trzy zmiany, a kierownik zmiany nie miał narzędzia które pokazywałoby ile osób jest aktualnie na hali. W przypadku alarmu pożarowego lub ewakuacji — brak listy obecności w czasie rzeczywistym.
Co się zmieniło po wdrożeniu systemu Roger z RCP
W zakładzie zainstalowaliśmy system Roger RACS 5 z czytnikami przy bramie głównej, wejściu na halę produkcyjną i przy magazynie surowców. Każdy pracownik otrzymał kartę zbliżeniową — jedno narzędzie do wszystkiego.
Efekty po stronie HR były widoczne od pierwszego miesiąca:
- Dane o czasie pracy generują się automatycznie. Eksport do systemu kadrowego zajmuje kilka minut — nie kilkanaście godzin.
- Nadgodziny są widoczne na bieżąco — kierownik reaguje na bieżąco, nie dopiero po fakcie.
- Niezgodności między tym co mówi system a tym co pamiętają pracownicy praktycznie zniknęły.
Po stronie produkcji kierownik zmiany w każdej chwili widzi w oprogramowaniu ile osób jest aktualnie na terenie zakładu i kto konkretnie. Jeśli ktoś nie stawił się na zmianę — system pokazuje to natychmiast.
Przy okazji wdrożenia RCP zakład zyskał też kontrolę nad dostępem do magazynu surowców. Wcześniej do magazynu mógł wejść praktycznie każdy pracownik — teraz tylko uprawnione osoby, a każde wejście jest logowane.
Ewakuacja — argument który często przesądza o decyzji
Temat który pojawia się w prawie każdej rozmowie z firmą produkcyjną to ewakuacja. Przepisy BHP nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia możliwości policzenia osób w razie ewakuacji.
Przy papierowej ewidencji i trzech zmianach to jest realny problem. Kto pracuje dziś na drugiej zmianie? Czy X wziął wolne? Czy Y jest na przerwie czy już wyszedł?
System Roger generuje w każdej chwili aktualną listę osób które są na terenie obiektu — na podstawie tego kto przyłożył kartę do wejścia i jeszcze nie przyłożył do wyjścia. Przy ewakuacji osoba zbierająca na punkcie zbiórki może porównać tę listę z osobami fizycznie obecnymi. To element procedury BHP który przy kontroli Inspekcji Pracy lub zdarzeniu rzeczywiście chroni firmę i ludzi.
Roger czy Dahua — które rozwiązanie dla jakiej firmy
W ADSV PRO wdrażamy oba systemy i dobór zawsze zależy od potrzeb konkretnego obiektu, nie od tego co akurat mamy w magazynie.
Roger RACS 5 to rozwiązanie które wybraliśmy dla wspomnianego zakładu. Powody były konkretne: trzy zmiany i skomplikowane harmonogramy wymagały zaawansowanego zarządzania uprawnieniami, zakład planował rozbudowę o kolejny budynek, a kontrolery Roger działają autonomicznie nawet gdy serwer jest niedostępny — co przy produkcji ciągłej jest istotne.
Dahua to rozwiązanie które rekomendujemy firmom gdzie priorytetem jest samo RCP bez rozbudowanej kontroli dostępu — na przykład biuro z jednym wejściem i 20 pracownikami. Terminale biometryczne Dahua (twarz, odcisk palca) są bardzo dobre jakościowo, a koszt wdrożenia jest wyraźnie niższy.
Kiedy inwestycja w zintegrowany system się zwraca?
Nie ma jednej odpowiedzi — bo zakres wdrożenia, specyfika obiektu i aktualna sytuacja firmy są za każdym razem inne. Firmy z którymi rozmawiamy po wdrożeniu najczęściej wskazują że zwrot nastąpił szybciej niż zakładały, bo przed wdrożeniem rzadko kalkuluje się koszty ukryte: czas kierowników poświęcany na wyjaśnianie niezgodności w ewidencji, błędne wyliczenia nadgodzin, ryzyko związane z brakiem dokumentacji przy kontroli PIP.
Jeśli chcesz wiedzieć co konkretnie i co ma sens w Twoim obiekcie — najlepiej porozmawiać. Szczegóły usługi i formularz kontaktowy znajdziesz tutaj:
System Rejestracji Czasu Pracy — ADSV PRO: https://www.adsv.pro/rcp-system-rejestracji-czasu-pracy/